Zaken doen in Nederland en nalevingsverplichtingen
We hebben opgemerkt dat veel buitenlandse bedrijven en individuen overwegen een bedrijf binnen de EU en/of Nederland te starten. Maar hoe moet het (bedrijfs)model goed worden opgezet om succes te garanderen?
De Juiste Juridische Structuur Kiezen
De eerste stap is te bepalen of er een lokale (juridische) entiteit moet worden opgericht of dat het bedrijf zonder één kan functioneren (bijvoorbeeld door alleen een belastingregistratie te hebben, waarover we in een toekomstige blog zullen bespreken). Als wordt bepaald dat een juridische entiteit de meest geschikte structuur is, is de volgende stap om te beslissen welke juridische vorm het meest geschikt zou zijn: een eenmanszaak, een vennootschap onder firma, een besloten vennootschap, enz. In de meeste gevallen zien we dat een besloten vennootschap wordt gebruikt: in het Nederlands een B.V. (“besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid”).
Een Bedrijf Registreren in Nederland
Het oprichten van een juridische entiteit in Nederland moet gebeuren via een notaris, die meestal ook de formele registraties bij de Kamer van Koophandel en het register van de uiteindelijke belanghebbenden verzorgt. Zodra de B.V. is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel, registreren de Nederlandse belastingautoriteiten het bedrijf automatisch voor vennootschapsbelasting. Afhankelijk van de statuten van het bedrijf kan de B.V. ook voor btw-doeleinden worden geregistreerd.
Zorgdragen voor Voldoende Bedrijfsactiviteit (“Substantie”)
Nadat de B.V. is opgericht, is het belangrijk dat het bedrijf een voldoende aanwezigheid in Nederland heeft (“substantie”). Dit kan voornamelijk worden bereikt door ten minste één directeur te hebben die in Nederland woont (een juridisch ingezetene van Nederland en/of een persoon die in Nederland woont). Dit maakt ook het proces van het openen van een Nederlandse bankrekening soepeler. Zodra de bankrekening is geopend, kan het bedrijf beginnen met de activiteiten. Maar welke andere verplichtingen heeft een juridische entiteit in Nederland?
Btw-Registratie en Naleving
Als het bedrijf niet automatisch voor btw-doeleinden is geregistreerd maar een btw-registratie nodig heeft, kan er een verzoek worden ingediend bij de Nederlandse belastingautoriteiten. Het is belangrijk dat het bedrijf deelneemt aan btw-belaste transacties, zoals verkoopactiviteiten, productie of managementdiensten.
Verder moet het bedrijf ordentelijke financiële boeken bijhouden, die de basis vormen voor het correct en tijdig indienen van btw-aangiften. Uit onze ervaring is het raadzaam om boekhoudsoftware te gebruiken, die vaak ook factureringsfunctionaliteiten bevat. Bovendien kunnen de meeste boekhoudsoftwareprogramma's verbinding maken met een Nederlandse bankrekening, wat zorgt voor een nauwkeurige boekhouding. In veel gevallen kunnen verkoop- en aankooptransacties automatisch in de software worden geïmporteerd en geboekt op basis van eerdere invoeren.
Jaarrekening en Financiële Rapportage
Aan het einde van het boekjaar dient de administratie als basis voor het opstellen en indienen van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Een proefbalans kan doorgaans uit de boekhoudsoftware worden geëxporteerd, die kan dienen als uitgangspunt voor het samenstellen van de jaarrekening en het uitvoeren van reconciliatietests.
Tijdens dit proces zal ook de btw-positie worden gereconcilieerd om ervoor te zorgen dat het bedrijf de btw correct heeft afgedragen of op de juiste wijze voor invoer-btw heeft geclaimd. Op basis van onze ervaring leidt dit vaak tot het indienen van een aanvullende btw-aangifte bij de Nederlandse belastingautoriteiten. Nadat de jaarrekening is samengesteld, moeten deze goedgekeurd worden door de directeuren van het bedrijf en aangenomen door de aandeelhouders tijdens een algemene aandeelhoudersvergadering.
Verplichtingen op het Gebied van Vennootschapsbelasting
De btw-positie is ook cruciaal voor de vennootschapsbelastingaangifte, aangezien de Nederlandse belastingautoriteiten regelmatig controleren of de btw-positie (te ontvangen of te betalen) op de balans overeenkomt met de ingediende btw-aangiften. Zoals eerder vermeld, is de laatste stap om het boekjaar af te sluiten het nauwkeurig en zonder voorbehoud voorbereiden en indienen van de vennootschapsbelastingaangifte.
In deze aangifte kunnen bepaalde aanpassingen worden gedaan, zoals gedeeltelijk niet-aftrekbare kosten, afschrijvingsverschillen of investeringsaftrekken. Na het indienen van de vennootschapsbelastingaangifte, zal de Nederlandse belastingautoriteiten een (voorlopige) aanslag vennootschapsbelasting uitreiken. Elke vennootschapsbelastingverplichting moet binnen acht weken na ontvangst van de aanslag worden betaald (voor deadlines en nalevingsverplichtingen verwijzen wij naar onze andere blog).
Aanvullende Nalevingsverplichtingen
Bovenstaande schetst de basisvereisten op het gebied van naleving voor een Nederlandse juridische entiteit. Afhankelijk van de complexiteit en aard van het bedrijf kunnen aanvullende eisen van toepassing zijn. In deze blog hebben we ons beperkt tot het behandelen van bepaalde belangrijke punten zonder nadere toelichting:
Opzetten van een payroll en indienen van loonbelastingaangiften.
Het aanvragen van de 30%-regeling voor binnenkomende buitenlandse werknemers.
Voldoen aan de minimale salarisvereisten voor substantiële belanghouders van een Nederlands bedrijf (die als directeuren optreden).
Gebruik maken van onderzoeks- en ontwikkelingsprikkels, zoals WBSO-aanvragen voor Nederlandse loonbelasting of het innovatieboxregime voor vennootschapsbelasting.
Verkrijgen van werkvergunningen voor buitenlandse werknemers.
Andere aangiften, zoals EC-verkoopopgaven (ICP-aangiften) en/of Intrastat-aangiften.
Ga door met lezen